С подкрепата на Cloud Office, Butler United успя да реорганизира и обедини 4 различни акаунта в едно, да намали административната комплексност, да оптимизира цената и да подобри сигурността.
Предизвикателството
- 4 отделни акаунта в Google Workspace с повече от 15 вторични домейна
- Абонаментни планове за различни нива с отделни цени
- 140+ потребители, някои от тях дубликати (1 потребител съществува в 4 различни акаунта)
- Обединяване на разнообразните бизнес линии
- Минимизиране на разходите и оптимизиране на средата и бизнес процесите
- Създаване на Drive архитектура за управление на файлове
- Изключително сложна администрация
Решението
Екипът на Cloud Office oптимизира броя на потребителите, обединявайки ги в един Google Workspace акаунт. Мигрирахме електронната поща и премахнахме активните домейни от другите акаунти. Добавихме другите домейни към акаунта като вторични, което позволи на потребителите пълноценно да използват псевдонимите – елиминирайки необходимостта от превключване между акаунтите.
След като миграцията на имейла беше завършена, преместихме цялата фирмена информация от индивидуален потребителски drive към “Shared Drive” в обединената организация, която позволява файловете да принадлежат на организацията, а не на индивидуалните потребители. Това предпази от риск от случайно изтриване на важна информация за компанията заедно с потребителски акаунт.
Резултатът
Единна среда на Google Workspace, в която всеки потребител има собствен акаунт с всички имейл псевдоними, от които се нуждае. Преработена файлова архитектура, която гарантира, че всички файлове са собственост на организацията и се управляват от нея. 50% спестяване на разходи чрез премахване на дублиращите се потребителски акаунти. Внедрена оценка на сигурността и план за смекчаване, подобрявайки цялостното състояние на сигурността на целия акаунт с 43%.